Fazer o gerenciamento de uma loja de móveis não se trata de uma atividade simples, pois requer uma visão sistêmica da empresa como um todo, já que os setores estão interligados e precisam exercer suas atividades de forma harmônica. Quando isso não ocorre da maneira esperada, os baixos resultados refletem em prejuízos. É nesse momento que o controle de caixa indica se o faturamento pode ser comprometido.
Essa boa prática financeira consiste na utilização de uma ferramenta simples de entrada e saída de recursos, que devem ser diariamente registrados e mensalmente analisados. Essas informações, quando anotadas corretamente, apresentam a situação da empresa no dia, além de apontar se o mês fechou com lucro ou prejuízo.
Diferentemente do fluxo de caixa — que consiste em analisar toda a situação financeira da companhia para adoção de estratégias — o controle de caixa apenas propõe auxiliar os profissionais da área financeira sobre as transações realizadas durante o dia, e permite uma análise ao final do mês. A partir disso, é até possível identificar qual setor específico necessita de uma compra em grande escala, por exemplo.
Portanto, para fazer com que o estabelecimento se mantenha competitivo no mercado, os processos internos precisam ser bastante gerenciados com a utilização dessa ferramenta financeira.
Pensando nisso, selecionamos 8 dicas de como realizar o controle de caixa da sua loja de móveis! Confira!
1. Obtenha o saldo de todas as contas
Para que você conheça a realidade financeira da loja, é preciso verificar o saldo de todas as contas. Portanto, não se pode neglicenciar essa etapa, pois isso vai comprometer todo o processo.
Verifique e anote a quantia existente nos caixas administrativos, nos cofres, nas contas bancárias, e em outros locais. Ter o valor exato é muito importante para que o controle do caixa ocorra de maneira eficiente, pois facilita bastante na tomada de decisões, como investimentos para a própria loja, por exemplo.
2. Determine um período para o controle
Após obter o saldo de todas as contas, o próximo passo é delimitar um período para o controle, pois esse é o ponto de partida para que todo o registro de entradas e saídas seja feito a partir de uma data específica.
Assim, fica mais fácil identificar a clientela inadimplente e obter outras informações que revelam a situação da empresa. Verificando as metas das vendas e os gastos desnecessários com mais clareza, fica mais fácil investir recursos até mesmo em outros setores.
3. Separe os saldos iniciais na abertura do caixa
Antes de abrir o caixa, não deixe de registrar o saldo inicial diário, pois isso permite um maior controle dos valores.
Conte o dinheiro e anote a quantia em caixa, para que não haja erros durante o fechamento. Conforme são lançados os pagamentos e recebimentos, o saldo se modifica constantemente, revelando ao final do dia todo o histórico da movimentação financeira, com base no registro de entrada e saída de capital.
4. Classifique as despesas e receitas por categorias
Uma alternativa eficaz de enxergar e compreender melhor as despesas é classificá-las por categorias, separando gastos com água, luz e telefonia dos pagamentos dos funcionários e de outras despesas.
O controle da receita pode ser realizado de muitas formas. Uma opção é, por exemplo, segmentar os clientes que estão em dia com as dívidas dos inadimplentes.
5. Registre as entradas e saídas
Uma planilha eletrônica já é suficiente para realizar o registro de movimentação do capital, mas um software especializado permite outras funcionalidades.
Após registrar o saldo inicial na coluna de entrada, lance todos os valores recebidos dos clientes. Na coluna de saída, insira todos os valores dos pagamentos já realizados pela empresa. Pode ter certeza de que com essa estratégia minimiza-se os erros e obtêm-se muito mais controle do caixa.
6. Lance corretamente os recebimentos, pagamentos, compras e vendas
Registre todas as contas a pagar e receber, até mesmo as vendas realizadas por meio de cartão de crédito. O controle precisa ser rigoroso, pois somente dessa forma é possível acompanhar o recebimento de valores dos seus clientes.
Além disso, o lançamento correto dos pagamentos a serem realizados permite que sua empresa fique em dia com os compromissos financeiros, evitando juros e multas por atraso.
Fique atento aos lançamentos trocados, pois aquele pagamento programado via boleto bancário pode ser pago tanto com o dinheiro do próprio caixa da loja, quanto em débito na conta-corrente da empresa. Quando isso ocorrer, não deixe de alterar a forma de pagamento no sistema, pois cada detalhe interfere significativamente no controle.
Cada valor precisa ser devidamente lançado, para que o registro seja compreendido. Aquilo que se vende na loja é diferente do que se recebe. Se a sua empresa apresenta mais de uma conta-corrente, esse controle precisa ser ainda mais rigoroso.
7. Atualize o controle de caixa de forma contínua
Com tantos números lançados em meio a diversas contas a pagar e a receber, é fundamental que o registro seja feito constantemente. Deixar para depois a tarefa de atualizar o caixa é deixar formar uma verdadeira bola de neve, já que é muito provável que você se esqueça de anotar alguma coisa. Isso, com certeza, vai atrapalhar — e muito — no momento do fechamento do caixa.
Inclua essa atividade no seu dia a dia. Ter os valores sempre atualizados no sistema ajuda a ter ciência de tudo que está sendo movimentado e possibilita compreender a situação financeira da loja. Só assim é possível decidir sobre quais investimentos podem ser feitos para aperfeiçoar a produtividade e a lucratividade da empresa.
8. Confira seu saldo final no fechamento do caixa
Os saldos iniciais lançados com os débitos e créditos dentro de determinado período deve obrigatoriamente conferir com o saldo final. O mais aconselhável é realizar diariamente essa prática, para que você realmente saiba o quanto de capital a sua empresa possui atualmente.
Para uma melhor análise dos resultados, os gráficos feitos a partir dos dados presentes nas planilhas indicam de forma clara se a empresa apresenta lucros ou prejuízos. Com todas as informações coletadas, analisadas e interpretadas, é possível otimizar e potencializar processos internos.
Sobras de valores no caixa podem ser utilizadas de diversas formas, seja para pagamentos antecipados de contas (sem interferir nas movimentações bancárias) ou até mesmo para investir em alguma aplicação financeira.
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